ULYSSIS Uitleendienstsysteem voor erkende kringen en erkende verenigingen
Erkende kringen en verenigingen met een ULYSSIS hostingaccount kunnen sinds academiejaar 2018-2019 ook gebruik maken van door ULYSSIS ontwikkelde software voor het uitlenen en verhuren van materiaal. We bieden deze software aan als optionele extra dienst bovenop ons hostingaanbod. Via deze dienst kan je eenvoudig zaken gratis met waarborg uitlenen of verhuren voor een bedrag met waarborg. Onze software heeft als doel het reservatieproces en de planning van ophalen en terugbrengen van goederen voor huurder en verhuurder zo makkelijk mogelijk te maken, het is geen tool voor de verkoop van zaken en bevat geen onderdeel voor online betaling.
Enkele concrete voorbeelden zijn de ULYSSIS verhuurdienst en de LOKO uitleendiensten.
Om een uitleendienst bij ons aan te vragen hebben we wat informatie nodig, die kan je hieronder vinden. Je verstuurt vervolgens een aanvraag naar ulyssis@ulyssis.org. Op dit e-mailadres kan je ook terecht met andere vragen over onze uitleendienstsoftware.
Aanvraagprocedure
Gelieve ons volgende informatie door te mailen als deel van je aanvraag. Hou daarbij rekening dat enkel de accounthouder van je ULYSSIS hostingaccount een aanvraag kan indienen.
- Voor welke erkende kring of vereniging vraag je een uitleendienst aan?
- Waarom en waarvoor willen jullie deze zoal gebruiken?
- Een transparant logo dat linksboven getoond wordt en een bijhorende accentkleur voor de bovenbalk en knoppen in hexadecimale waarde, bv #285187. Je kan hier je kleur kiezen.
- Een ingevulde configuratielijst (zie volgende titel)
Configuratie
- Titel wordt linksboven naast het logo getoond (bv. Verhuur, Uitleendienst of Rental)
- Naam de naam van de uitleendienst (bv. ULYSSIS Verhuur)
- (Sub)domein de domeinnaam waarop de uitleendienst beschikbaar zal zijn (bv. verhuur.ulyssis.org)
- Checkout aanmeldoptie hiervoor zijn er momenteel 2 opties:
- Centrale KU Leuven login: klanten moeten inloggen met hun KU Leuven account alvorens ze een bestelling kunnen plaatsen. De naam, emailadres en r-nummer worden automatisch bij de bestelling opgeslagen. Op deze manier worden alleen studenten en personeel aan de Associatie KU Leuven toegelaten.
- Formulier: Klanten moeten zelf alles invullen. Iedereen kan in principe een bestelling plaatsen
- Checkout type hiervoor zijn er ook 2 opties:
- Openingsuren: klanten kiezen één ophaal- en retourmoment (datum en exact uur) op basis van vaste openingsuren.
- Periodes: klanten moeten periodes ingeven waarop ze beschikbaar zijn. Geef in dit geval aan ons ook het aantal periodes door en hoelang een periode moet duren!
- Factuur Ja/Nee: of klanten al dan niet de optie hebben om hun facturatiegegevens in te vullen.
- Minimum huurlengte Aantal uren dat een product minimaal moet uitgeleend worden
- Maximum huurlengte Aantal dagen dat een product maximaal uitgeleend kan worden
- Maximum huur start Hoeveel tijd op voorhand mag een bestelling maximaal geplaatst worden?
Bijvoorbeeld maximaal 60 dagen voordat het evenement plaatsvindt. Dat betekent dat als het vandaag 1 september is, dat ik dan een bestelling kan plaatsen voor een activiteit die doorgaat op 31 oktober of eerder, maar niet later. - Minimum huur start Hoeveel dagen op voorhand moet een bestelling minimaal geplaatst worden?
- Minimum tijd tussen bestellingen Hoeveel tijd in minuten moet er tussen 2 bestellingen zitten die overlappende producten uitlenen. Bijvoorbeeld, de uitleendienst heeft 1 bakfiets die door bestelling A wordt teruggebracht om 13 uur. Als de minimum tijd 60 minuten is, kan bestelling B, die ook de bakfiets nodig heeft, ten vroegste opgehaald worden om 14 uur. Dit om een marge te behouden als een product te laat wordt teruggebracht.
- E-mailadres waarop alle e-mails over bestellingen mogen aankomen
- Standaard taal Engels of Nederlands
- Toegestane talen Is de uitleendienst ééntalig of willen jullie gebruik maken van zowel Nederlands als Engels?
Handleiding
Een volledige handleiding kan hier gevonden worden.
